Kasus Harvard

oleh: WJA Misero

“Pada suatu petang di akhir Februari 2005, Lawrence H. Summer, Rektor Universitas Harvard, berdiri di dekat jendela kantornya memandang lapangan kampus yang masih tertutup salju. Tubuhnya penat, hatinya galau, dan pikirannya kalut. Agenda perubahannya ditentang oleh sebagian warga kampus. Agenda ini meliputi keinginan untuk membekali setiap mahasiswa dengan sain dan teknologi, meningkatkan waktu interaksi dosen-mahasiswa, memperbesar jumlah mahasiswa dari keluarga miskin dan menengah, dan membangun kampus baru di seberang Sungai Charles, Boston. Selain dari perubahan kurikulum dan perluasan kampus, sebagian dari alasan penolakan berasal dari gaya kepemimpinannya yang autokratik.“

Bila masalah pembaruan Harvard ditulis sebagai suatu kasus manajemen, alinea di atas merupakan rekaan pembukaannya. Penulisnya mungkin seseorang dari Sekolah Bisnis Harvard yang teramat kondang dengan pembelajaran kasus. Tidak lazim, seorang Harvard menulis Kasus Harvard. Tetapi, ini bukan suatu keanehan. Peristiwa manajemen selalu terjadi di mana saja dan di sepanjang sejarah. Mungkin terdapat yang mirip tetapi pasti tidak sama. Antara peristiwa-peristiwa ini terdapat sulawan (paradox): tidak ada yang baru, tetapi selalu ada yang usang. Sumbernya adalah kompleksitas. Tidak ada kasus yang sederhana. Karenanya, pengalaman dapat dijadikan acuan, tetapi tidak dapat diulangi karena pengulangan akan menjadi pengalaman baru yang berbeda dari pengalaman sebelumnya.

Lawrence H. Summer pastilah seorang yang cerdas. Ia tercatat sebagai profesor termuda yang diangkat oleh Harvard dan termasuk anggota tim Presiden Clinton. Tetapi, manajemen bukan sekedar “common sense” belaka, melainkan “common sense” yang mengacu kepada konsep teoritik. Buat Summer tersedia paling sedikit: manajemen perubahan, manajemen kultur organisasi, kepemimpinan, manajemen komunikasi, dan manajemen partisipatif.
Acuan teoritik ini selanjutnya akan membawa Summer kepada sejumlah pilihan. Untuk sekedar menyebutkan beberapa di antaranya: tetap pada gaya kepemimpinan autokratik atau berubah ke gaya pemimpin para pemimpin; memaksakan perilaku baru dalam rangka mengubah kultur organisasi atau memperkenalkan perilaku baru yang merupakan pengwujudan baru dari kultur organisasi lama; dan paling utama merealisasi agenda dan menunda penyelesaian konflik atau menyelesaikan konflik sebelum menjalankan agenda.

“Summer melihat sejumlah lintasan jejak kaki yang berimpit, sejajar, dan yang saling berpotongan pada lapangan berselimut salju tebal itu. Ia berharap pada saat ia menyeberangi lapangan menuju ke tempat parkir, ia akan memilih sebuah lintasan rujukan yang tepat sehingga ia tak tergelincir dan terjatuh. Keputusannya adalah segera pulang, sebelum gelap datang.”

(Makassar, 26 Juli 2005)

Bimbingan Teknis Manajemen SDM

Tanggal 4-19 Agustus 2008, David Williams dari "Kurtis Paige Initiatives Consultant" dari Sydney akan memberi bimbingan teknis kepada tim pembuatan sistem dan prosedur manajemen SDM universitas. Latar belakang David yang selama ini menjadi partner dari berbagai perguruan tinggi di Australia, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi Unhas. Kita ketahui sepuluh tahunan lalu, kondisi perguruan tinggi negeri di Australia mirip-mirip dengan Indonesia. Misalnya, organisasi yang relatif besar dengan staf senior yang sulit berubah dan tidak ingin kinerjanya dinilai. Kualitas David dengan tarif honor $3.000 / jam di Australia sangat tidak diragukan lagi. Di Unhas melalui Proyek I-Mhere yang dibiayai World Bank, David dibayar jauh lebih rendah, tetapi karena keinginannya yang besar untuk membantu dan berkunjung ke Indonesia, membuatnya bersedia menerima tawaran Unhas. Yang bersangkutan memberikan bimbingan dengan bahasa yag sederhana, fokus kepada masalah, mudah dicerna oleh tim.

Kehadiran David selama 2 (dua) minggu juga akan dimanfaatkan dengan baik oleh pimpinan Unhas untuk memberi pencerahan terutama bagi para pejabat terkait agar memiliki wawasan yang memadai tentang pengembangan SDM universitas.

Manajemen Aset

Manajemen aset yang baik merupakan siklus pengelolaan sejak perencanaan, pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, pemutakhiran hingga penghapusan. Dengan demikian informasi tentang keberadaan, nilai dan kondisi tentang asset dapat dijadikan landasan dalam membuat kebijakan yang tujuannya tak lain adalah mendukung Unhas dalam mencapai visi dan misinya.

Hingga saat ini sistem pengelolaan aset yang dilakukan universitas baru sebatas pada sistem informasi pencatatan jenis dan harga barang saat serah terima barang dari pemasok. Energi terbesar dalam sistem pengelolaan dihabiskan pada proses pengadaan yang menyita waktu karena harus memenuhi sekian banyak peraturan yang disyaratkan bagi institusi pemerintah. Kelemahan yang terjadi adalah bahwa perhatian kemudian hanya terfokus pada kelengkapan dokumen administrasi, sekedar untuk tujuan menjawab keinginan tim audit negara, tetapi belum kepada filosofi yang paling penting dari proses pengadaan barang itu sendiri yaitu manfaat sebesar-besarnya bagi kepentingan universitas, kualitas optimal dan harga seefisien mungkin.

Beberapa contoh dapat ditampilkan untuk menunjukkan fakta tentang system pengelolaan aset Unhas. Melalui data yang diperbaharui tahun 2005, diketahui bahwa ketersediaan ruang kuliah di Unhas telah cukup memadai, yaitu 0,86 m2/mhs, lebih besar dari yang disyaratkan Kepmendiknas No. 234/U/2000 (0,5 m2/mhs). Demikian pula halnya dengan ruang dosen, yaitu 3,58 m2/dosen, masih sedikit lebih rendah dari standar yaitu sebesar 4.0 m2/dosen. Untuk laboratorium, diperoleh rasio sebe­sar 1,07 m2/mhs, lebih kecil dari yang disyaratkan (2,00 m2/mhs). Ruang staf administrasi >10,00 m2 jauh di atas standar 4,00 m2 / staf. Dari informasi ini bisa kita simpulkan bahwa tidak ada masalah dengan ketersediaan ruang kuliah. Fakta di lapangan menunjukkan bahwa beberapa fakultas sepert Teknik, Ekonomi dan Kedokteran, tingkat penggunaan ruangannya bisa >100% bila laboratorium tidak dimanfaatkan sebagai ruang kuliah. Sebaliknya Kedokteran Gigi dan Hukum tingkat penggunaan hanya sekitar 13-50%. Artinya ada cukup banyak ruang yang belum digunakan secara optimal karena sistem penggunaan barang kita tersegmentasi per fakultas / unit kerja dan tidak dimanfaatkan bagi kepentingan bersama Unhas sebagai satu entitas. Informasi lain yang juga bisa didapat adalah bahwa perhatian terhadap kepentingan fasilitas ruangan bagi dosen belum direncanakan dengan baik dibanding dengan perhatian berlebihan terhadap kepentingan staf administrasi. Yang paling penting dari semuanya adalah bahwa yang perlu dilakukan Unhas saat ini ternyata bukan membangun gedung baru karena fasilitas gedung kita sudah lebih dari cukup kecuali untuk laboratorium. Yang perlu dilakukan hanyalah memelihara dan mengatur agar fasilitas gedung-gedung yang ada tetap bisa berfungsi dengan optimal.

Dari data lapangan yang lain juga diketahui bahwa cukup banyak aset universitas yang dengan mudah hilang dari daftar barang. Renovasi Ramsis 2007/2008 menunjukkan pada kita bahwa konsultan bekerja tanpa kendali memadai dari pengelola. Hal ini tercermin dari penggantian rangka atap kayu kualitas I menjadi kualitas yang lebih rendah rangka baja ringan. Akibatnya kayu senilai ratusan juta yang masih dalam kondisi prima terbuang percuma untuk kepentingan pribadi oknum tertentu. Hal yang sama juga terjadi pada barang lain yang tak terdata seperti pohon yang ribuan jumlahnya dan tersebar di lahan kampus atau koleksi foto dan lukisan bersejarah, yang jumlahnya relatif banyak.

Menyadari kondisi sistem pengelolaan aset Unhas, tahun 2005 salah satu aktifitas Kantor Persiapan BHP-Unhas adalah menyiapkan sistem inventarisasi data aset bagi tujuan asset information system secara online yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Seluruh aset fisik di kampus Tamalanrea telah didata secara terinci dalam format gambar dwg. Data ini akan dikoneksikan dengan data keberadaan barang, ketersediaan ruang bagi penyelenggaraan perkuliahan, keberadaan SDM (meliputi lokasi mengajar dosen, sarana prasarana dan kegiatan yang dilakukan). Sebagian sistem yang diuraikan telah terkomputerisasi, namun demikian seluruh sistem ini masih tersegmentasi atau belum terpadu.

Keikut-sertaan Universitas Hasanuddin dalam Proyek INHERENT telah menghasilkan suatu sistem pengelolaan aset terkomputerisasi akan tetapi belum dimanfaatkan karena masih dalam tahap pengisian data. Informasi aset yang dapat diakses oleh para dosen mahasiswa berbentuk daftar inventaris ruangan yang berada di setiap ruang. Dosen dan mahasiswa dapat memanfaatkan sarana dan prasarana bagi kegiatan kurikuler dan kokurikuler dengan menghubungi secara langsung unit terkait yang menjadi penanggungjawab pengelolaan sarana dan prasarana yang mereka butuhkan.

Kesadaran terhadap kebutuhan akan sistem pengelolaan aset yang lebih memadai dan lebih sesuai dengan kondisi institusi telah mendorong Universitas Hasanuddin untuk mengajukan proposal dan memenangkan Proyek I-MHERE. Sebagai pelaksanaan proyek I-MHERE, Universitas Hasanuddin menamakan sistem pengelolaan sarana dan prasarananya nanti sebagai “Total Asset Management”. Saat ini Universitas Hasanuddin telah memiliki naskah Kebijakan Manajemen Aset dan sedang menantikan pengesahannya oleh Senat Universitas dalam waktu dekat ini.

Sisdur

Improvisasi dibutuhkan agar nada dan irama bekerja tidak membosankan. Tetapi bila dalam bekerja semua orang dibiarkan berimprovisasi tanpa rambu-rambu yang jelas mengenai apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan, universitas ini akan menjadi hutan belantara tempat berlakunya hukum rimba.

Sistem dan Prosedur (baca: System Operating and Procedures) dibutuhkan agar ada petunjuk jelas "siapa mengerjakan apa, bertanggungjawab kepada siapa, kapan dan bagaimana". Dengan demikian beban kerja dan kinerja staf dapat terukur dan dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi dalam pengembangan karir mereka.

Ketidak jelasan sistem selama ini menimbulkan kebingungan staf dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Isu "mengejar SK Honor" selalu menjadi alasan untuk tidak menjalankan tugas dengan baik, walaupun yang dikerjakan adalah tupoksi masing-masing.

Kami menawarkan dan memperkenalkan konsep sistem dan prosedur manajemen universitas untuk bidang SDM, asewt, keuangan yang didukung dengan ICT, kepada pihak eksekutif dengan harapan dapat dimanfaatkan bagi perbaikan manajemen universitas.

Perbaikan Manajemen Universitas

Rendahnya daya saing luaran Unhas di skala nasional
apalagi internasional diyakini antara lain karena dukungan fasilitas pembelajaran baik berupa prasarana dan sarana perkuliahan, laboratorium, perpustakaan dan pendukung lainnya yang sangat tidak memadai. Relatif banyak pemahaman yang berkembang bahwa semua itu karena kesulitan universitas menggunakan dana akibat birokrasi KPKN. Jika masalah universitas adalah soal dana (baca uang), bisa diterjemahkan bahwa pendekatan yang dilakukan pada ketidak merdekaan untuk membelanjakan uang kita. Padahal uang hanya sekedar konsekuensi dari rancangan aktifitas dan bukan sebaliknya. Pendekatan masalah pada dana juga menyebabkan evaluasi kinerja hanya diukur pada kelengkapan administrasi bukti pengeluaran uang yang sudah dibelanjakan dan bukan pada efektifitas dan efisiensi suatu kegiatan.

Hasil kajian kami menunjukkan bahwa hampir semua hambatan yang terjadi bukan karena masalah uang karena universitas tidak pernah berada dalam situasi krisis likuiditas, melainkan karena fungsi manajemen yang belum berjalan baik. Sebagai institusi pemerintah, hingga saat ini Unhas tidak punya catatan informasi yang layak dipercaya sehingga berguna dalam membuat kebijakan. Fakta menunjukkan bahwa cukup banyak kebijakan strategis yang punya pengaruh penting bagi pengembangan universitas tidak dikaji secara serius sebelum diputuskan. Hasilnya bisa diduga bahwa kebijakan-kebijakan tersebut tidak punya dampak yang memadai sesuai yang diinginkan. No data no management!

Menyadari hal tersebut Unhas mengajukan proposal dan memenangkan PHK Indonesian Managing Higher Education for Relevance and Efficiency (I-MHERE) yang dibiayai oleh World Bank bagi perbaikan manajemen universitas. Kami berlima yaitu Deddy, Budi, Wempy, Kartini dan Triyatni mendapat tugas untuk belajar di di University of Sydney dari tanggal 19 Januari- 9 Pebruari 2008.

Dengan waktu yang sangat singkat, begitu banyak hal-hal yang bisa dijadikan pelajaran berkaitan dengan pengelolaan sumber daya, keuangan, aset dan sistem informasi universitas. Catatan yang paling penting bahwa manajemen Usyd dibangun dengan menjaga "nilai" dan menjunjung "tradisi". Karena itu "trust" menjadi hal yang sangat penting bagi tercapainya tujuan memposisikan universitas mencapai ambisinya dengan slogan 1:5:40 menjadi nomor 1 di Australia, nomor 5 di Asia Pasifik dan nomor 40 di dunia. Ambisi ini melibatkan semua "stake holders" Usyd dan menggerakkan semua aktifitas menuju tercapainya ambisi tersebut.